PatokDuga (Benchmarking)

•       PatokDuga
(Benchmarking)

•            ManajemenMutuTerpadu

•            AndangFazri

•            FE Universitas Jambi

•           Definisi Benchmarking

•                  Sebuahperusahaanakan “mematok” perusahaan lain yang merekaanggapsebagaipesaingberat, lalubiladibandingkan, “menduga” perusahaanmerekaberadapadaposisisetinggiapa. (Drs. Peter Salim).

•                  Pencariansecaraberkesinambungandanpenerapansecaranyata praktik2 yang lebihbaik yang mengarahpadakinerjakompetitif yang unggul. (Gregory H. Watson).

•           Definisi Benchmarking

•                  Merupakan proses pengukuran yang kontinumenyangkutproduk, jasadan praktik2 terhadapkompetitorterbaik. (Robert Camp).

•                  Adalahsuatu proses pengukuranterusmenerusatasproduk, jasa, dantatacarakitaterhadappesaingkita yang terkuatataubadanusaha lain yang dikenalsebagai yang terbaik.

•           Sejarah Benchmarking

•                 Dimulaipadaawal 1980-an.

•                 Menjaditrendalammanajemensebagaialatuntukmeningkatkankinerjaperusahaanpadaawal 1990-an. Padatahun 1990, separuhdariperusahaan yang masukdalam Fortune 500 menggnakanteknikini.

•           Asas Benchmarking

•                   BM merupakankiatuntukmengetahuitentangbagaimanadanmengapasuatuperusahaan yang memimpindalamsuatuindustridapatmelaksanakan tugas2nya secaralebihbaikdibandingkandengan yang lainnya.

•                   Fokusdarikegiatan BM diarahkanpadapraktikterbaikdariperusahaanlainnya. Ruanglingkupnyamakindiperluasyaknidariprodukdanjasamenjalarkearah proses, fungsi, kinerjaorganisasi, logistik, pemasaran, dll. BM berwujudperbandingan yang terusmenerus, jangkapanjang, dansiklikaltentangpraktikdanhasildariperusahaan yang terbaik di manapunperusahaanituberada.

•           Asas Benchmarking

•                  Praktik BM berlangsungsecarasistematisdanterpadudenganpraktikmanajemenlainnya, misalnya TQM, corporate reengineering, analisispesaing, dll.

•                  Kegiatan BM perluketerlibatandarisemuapihak yang berkepentingan, pemilihan yang tepattentangapa yang akan di-BM, pemahamandariorganisasiitusendiri, pemilihanmitra yang cocok, dankemampuanuntukmelaksanakanapa yang ditemukandalampraktikbisnis.

•           Benchmarking Vs
AnalisisPesaing

•              BM melihatpada proses

•              Memeriksabagaimanasesuatu

•              Dapatmembandingkandenganindustri lain

•              Penelitianmembagihasiluntukmanfaatbersama

•              Dapattidakkompetitif

•              Membagiinformasi

•              Kemitraan

•              Kerjasama/interdependen

•              Dipergunakanuntukmencapaitujuanperbaikan

•              Tujuanberupapengetahuan proses

•              Fokuspadakebutuhanpelanggan

•              AP melihatpadahasil

•              Memeriksaapa yang telahterjadidandikerjakan

•              Perbandingan di dalamindustri

•              Penelitiantanpamembagihasil

•              Selalukompetitif

•              Rahasia

•              Tersendiri

•              Mandiri

•              Dipergunakanuntukmemeriksapersaingan

•              Tujuanberupapengetahuantentangindustri

•              Fokuskepadakebutuhanperusahaan

•           PertimbanganMelaksanakan Benchmarking

•                 Komitmenterhadap TQM

•                 Fokuskepadapelanggan

•                 Product-to-market time

•                 Waktusikluspemanufakturan

•                 Laba

•           Manfaat Benchmarking

•                            PerubahanBudaya. BM memungkinkanperusahaanuntukmenetapkan target kinerjabaru yang realistis, yang berperanmeyakinkansetiap orang dalamorganisasiakankredibilitas target tersebut. Hal inimengatasisindrom “not invented here” danalasan “we’re defferent”.

•                            PerbaikanKinerja. BM memungkinkanperusahaanmengetahuiadanya gap2 tertentudalamkinerjadanuntukmemilih proses yang akandiperbaiki. Inibermanfaatuntukperancanganulangsuatuprodukuntukmemenuhiataumelampauiharapanpelanggan.

•                            Peningkatankemampuan SDM. BM memberikandasarbagipelatihan. Para karyawanakanmenyadaribahwaada gap antaraapa yang merekakerjakandanapayang dikerjakanolehkaryawan di perusahaan yang terbaik di kelasnya. Usaha mengurangi gap memerlukanketerlibatankaryawandalamsetiapteknikpemecahanmasalahdanperbaikan proses. Keterlibatantersebutmembuatkaryawanmengalamipeningkatankemampuandanketerampilan.

•           Evolusi Benchmarking

•                           Reverse Engineering. Padagenerasiinidilakukanperbandingankarakteristikproduk, fungsiprodukdankinerjaterhadapproduksejenisdaripesaing. Tidakmelibatkan proses bisnis, cenderungberorientasiteknisdenganpendekatanrekayasaproduk, termasuk di dalamnyamembedahdanmempelajarikarakteristikprodukpesaing.

•                           Competitive Benchmarking. Periode 1976-1986, selainmelakukan BM terhadapkarakteristikproduk, jugaterhadap proses yang memungkinkanmenghasilkanprodukunggul.

•           Evolusi Benchmarking

•                            Process Benchmarking. Tidakhanyamembatasilingkupnyapada proses bisnis, jugamengandungcakupan yang lebihluasdengananggapandasarbahwabeberapa proses bisnisperusahaanterkemuka yang suksesmemilikikemiripandenganperusahaan yang akanmelakukan BM.

•                            Strategic Benchmarking. Konsepinimembahas hal2 yang berkaitandenganarahstrategisjangkapanjang. Merupakansuatu proses sistematisuntukmengevaluasialternatif, implementasistrategibisnis, danmemperbaikikinerjadenganmemahamidanmengadaptasistrategi yang telahberhasildilakukanolehmitraeksternal yang telahberpartisipasidalamaliansibisnis.

•                            Global Benchmarking. Generasikelimainimencakupsemuagenerasisebelumnyadengantambahanbahwacakupangeografisnyasudahmengglobaldenganmembandingkanterhadapmitra global maupunpesaing global.

•           Evelusi Benchmarking

•                 Perludiperhatikanbahwadenganpengklasifikasian 5 generasiinitidakberarti generasi2 terdahulusudahtidakberlakulagisaatini. Padapraktiknyakelimagenerasitersebutmasihberlangsungsaatini.

•           Jenis Benchmarking

•                           BM Internal. Pendekatan yang membandingkanoperasisuatubagiandenganbagian internal lainnyadalamsuatuorganisasi. Yang dibandingkandapatberupakinerjasetiapdepartemen, divisi, cabang di perusahaan yang sama yang terbesarsecarageografis.

•                           BM Kompetitif. Pendekatandilakukandenganmengadakanperbandingandenganberbagaipesaing. Faktor yang dibandingkandapatberupakarakteristikproduk, kinerja, danfungsidariproduk yang sama yang dihasilkanpesaingdalampasar yang sama

•           Jenis Benchmarking

•                            BM Fungsional. Diadakanperbandinganfungsiatau proses dariperusahaan2  yangberada di berbagaiindustri.

•                            BM Generik. Adalahperbandinganpada proses bisnis fundamental yang cenderungsama di setiapindustri. Karena proses di setiapperusahaansamamisalnyamenerimapesanan, pelayananpelanggan, danpengembanganstrategi, makadapatdiadakan BM meskipunperusahaanituberada di bidangindustri yang berbeda.

•                            Selainkeempatjenisdasartersebut, adapulajeniskhususmisalnya BM strategik (aplikasi BM padatingkatstrategik), BM operasional (ruanglingkupfungsional), BM global (perluasan BM strategik, termasukmitra BM global).

•           Benchmarking sebagaiInstrumenPerbaikan

•                    Padahakikatnya BM merupakaninstrumenuntukmelakukanperbaikan.

•                    Langkahawal yang dilakukanadalahmengidentifikasi proses danpraktikpemanufakturansertaoperasilainnyadalamsuatuperusahaan yang membutuhkanperbaikan.

•                    Langkahberikutnyaadalahmencariperusahaan lain yang suksesdalammelakukanaktivitasoperasi yang hampirsama.

•                    Kemudiandiusahakanuntukmelakukanpengamatandanpengukuransecaraterperincimengenaibagaimanaperusahaan yang suksesitumelaksanakanaktivitasdan proses operasinya.

•                    Bilainformasiinitelahdiperoleh, makaperusahaan yang melakukan BM dapatmemulaiperbaikanprosesnyadenganmengubahfokusorganisasidanmengembangkanketerampilanparamanajerdankaryawannya. Pengembanganketerampilan yang dibutuhkandalam BM meliputiempatfaktorsebagaiberikut:

•         EmpatFaktorPengembanganKeterampilandalam BM

•                   Pengetahuan, terutama yang berkenaandenganaspek proses danpraktiksuatupekerjaan.

•                   Motivasi, misalnyamelaluiberbagaibentukdorongandan reward yang dapatmemotivasisetiap orang dalamorganisasiuntukterusbelajar.

•                   Situasi, yaitupeluangbagisetiap orang untukmenerapkanpengetahuannyadalamrangkameningkatkanefisiensidanproduktivitas.

•                   Kemauansetiapindividuuntukmengembangkanpengetahuannya.

•           Empat Cara Melakukan BM

•                   Riset in-house. Dilaksanakandenganmelakukanpenilaianterhadapinformasidalamperusahaansendirimaupuninformasi yang ada di publik. Biasanyainiterjadibilaperusahaanhanyamencariinformasimengenaihasilkinerjasuatuperusahaan/fungsi/proses.

•                   Risetpihakketiga. Membiayaikegiatan BM yang dilakukanolehperusahaan surveyor. Biasanyapihakketigainimelakukan BM untukinformasi yang sulitdidapatdaripesaingbisnis. Selainitudapatjugamenyelenggarakan forum diskusi panel untukmemperolehmasukan yang luasdanbanyak, misalnyamengenaikeinginanpelanggan.

•           Empat Cara Melakukan BM

•                  Pertukaranlangsung. Dilakukanmelaluikuesioner, surveimelaluitelepon, dll. Biasanyacarainimengawalicaraberikutnyayaitukunjunganlangsung.

•                  Kunjunganlangsung. Cara terakhirinidilakukandenganmelakukankunjungankelokasimitra BM. Wawancaradantukarinformasidilakukan. Cara ini pula yang dianggap paling efektifdalam BM.

•           Lima Tahap Proses BM (KarlofdanOstblom)

•                  Tahapkeputusanmengenaiapa yang akandiBM.

•                  Identifikasimitra BM.

•                  Pengumpulaninformasi.

•                  Analisis.

•                  Implementasi.

•                  Kelima proses inidiperinciolehGoetschdan Davis menjadi 14 langkahsbb:

•           14 Langkah  BM
(Goetschdan Davis)

•                    Komitmenmanajemen

•                    Basis pada proses perusahaanitusendiri

•                    Identifikasidandokumentasisetiapkekuatandankelemahan proses perusahaan

•                    Pemilihan proses yang akandiBM

•                    Pembentukantim BM

•                    Penelitianterhadapobjek yang terbaik di kelasnya (best-in-class)

•                    Pemilihancalonmitra BM best-in-class

•                    Mencapaikesepakatandenganmitra BM

•                    Pengumpulan data

•                    Analisis data danpenentuan gap

•                    Perencanaantindakanuntukmengurangikesenjangan yang adaataubahkanmengunggulinya

•                    Implementasiperubahan

•                    Pemantauan

•                    Memperbaharui BM; melanjutkansiklustersebut.